COMO SE LLEVA A CABO Y CUÁLES SON LOS COMPONENTES (ADMINISTRACIÓN, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

COMO SE LLEVA A CABO Y CUÁLES SON LOS COMPONENTES (ADMINISTRACIÓN, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO, EJEMPLO.

 -Planeación y organización: 

La organización de eventos deportivos es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta área se mide por su capacidad para llevar a buen termino un cértamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los eventos deportivos y recreativos, los comités de trabajo entre otros.
En la organización de eventos cabe resaltar la importancia del marketing, publicidad, patrocinio y de una buena prestación del servicio ya que de esta forma se mantendrán los clientes para próximos certámenes y se lograra un posicionamiento en el área.

• Si el evento es de relevancia lo primero será constituir los Comités de Honor, Organizador y Ejecutivo.
• Establecer el organigrama sobre los recursos humanos necesarios.
• Concretar el Comité de Seguridad (Policía, Protección Civil, Cruz Roja, Protocolo)
• Área Técnica.
• Área Administrativa.
• Área de Información, Comunicación e Imagen.
• Área de Protocolo.
• Área de Alojamiento, Restauración y Transporte.
• Área de Infraestructura.

En la planeación del evento se debe tener en cuenta el número de participantes, escenarios, rentabilidad económica y social, la duración del cértamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto. También es primordial definir las metas y objetivos que nos proponemos.
En la planeación es necesario buscar patrocinadores que colaboren con lo referente a la publicidad, la merienda y los certificados de asistencia, si es posible se debe hacer una lista de posibles clientes e invitarlos y entregar carteles relacionados con el evento y publicitarlo por medios de comunicación, de la misma forma es necesario tener con anterioridad asignado el escenario que se va a utilizar que tenga un buen espacio y revisar el sonido y las luces. De este modo se va a llevar a cabo un excelente seminario o congreso con la participación del grupo que se logro captar mediante la publicidad y con la participación de ponentes que hablen sobre temas que le interesen al público asistente.
Una vez que tenemos la IDEA debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:

• Necesidades de instalaciones
• Necesidades de equipamientos
• Necesidades de alojamientos
• Necesidades de transportes
• Necesidades de profesorado
• Necesidades de monitores
• Necesidades deportivas
• Necesidades organizativas
• Necesidades logísticas
• Necesidades de voluntarios.

En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.NÚMERO DE PARTICIPANTES
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.

 DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD  

Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc.

  

PRESUPUESTO:

 

Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos: todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales: todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en ellas.

ORGANIGRAMA: 

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización, en este caso, de quienes organizan el evento deportivo. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.

El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

Tiene una doble finalidad:

Desempeña un papel informativo.
Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer como es la estructura total de la empresa.

Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos: Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.
2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

NECESIDADES Y MATERIAL DE EQUIPO: 

Necesidades de material y equipo
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
En cuanto a los Recursos Materiales, relacionamos a continuación los más comunes:

PANCARTAS
DISPLAY
CINTA VALIZADORA
CARPAS
MEGAFONÍA
TELÉFONOS FIJOS Y / O MÓVILES
ORDENADORES
MATERIAL DE INFORMÁTICA
MATERIAL DE OFICINA
VALLAS
PODIUM
ESTACAS
FOTOCOPIADORA
ALRGADORES DE LUZ
WALKI TALKIS
CÁMARA DE FOTOS
CÁMARA DE VÍDEO
RETROPROYECTOR
PROYECTOR DE DIAPOSITIVAS
CAÑÓN PARA POWER POINT
CINTA MÉTRICA
PIZARRA
CURSO “VOLUNTARIADO UNIVERSITARIO EN EL AMBITO DEPORTIVO”
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS
CRONÓMETROS
DORSALES
IMPERDIBLES
LINTERNAS
PILAS
MESAS/SILLAS/MAMPARAS/MOSTRADORES
MARCADORES
PROGRAMA DE MANO
SILBATOS
PINS/CAMISETAS/CARPETAS

JUECES:
 
 La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades.

COMITÉ DE HONOR Y JUSTICIA:

El comité o comisión de honor y justicia tiene como objetivo cuidar el estricto cumplimiento de las normas de las actividades deportivas, además de vigilar, controlar, y preservar el desempeño ético de los participantesy reconocer sus meritos asi como sancionar su proceder conforme lo dicten las normas de la competencia. 

ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA:

Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.

Inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación

deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador.

Si tomamos como ejemplo el caso de los Juegos Olímpicos, el evento dura únicamente 15 días, pero el proceso se inicia aproximadamente 11 años antes de la celebración del evento, con la preparación y presentación de la candidatura al Comité Internacional Olímpico. Durante los 6 años previos a los Juegos, desde el momento de la nominación hasta el día de la ceremonia de inauguración, se llevan a cabo las fases de planificación y organización. Los 15 días de celebración de los Juegos corresponden a la implementación del evento, y posteriormente, encontramos la fase de cierre y liquidación y los impactos de los Juegos.